去年執筆した「依頼の波を乗りこなすための強靭なオペレーションフレームとは？」では、Webサイト運用プロジェクト業務を最適化するにあたって、いくつか重要なポイントをご紹介しました。

それから約1年が経過しましたが、私自身マルチタスクに忙殺されPDCAの実行プロセスをまともに管理して実行することが困難という落とし穴にハマってしまい、自己管理のPDCAもしっかり回していかないとねっ、という気持ちを行動に移すべく、その第一歩としてエントリーをしたいと思います。テーマは、時間管理「タイムマネジメント」です。

タイムマネジメント3大原則

タイムマネジメントの3大原則として言われているのが、

1. 捨てる
2. 入れ替える（優先順位をつける）
3. 短時間で実行する（時間を圧縮する）」

の3つのタスク管理方法で、「2. 入れ替える（優先順位をつける）」「3. 短時間で実行する」ことに関しては、緊急度/重要度に合わせて優先順をつけて行動したり、1時間でやっていたことを30分でできるように時間短縮を工夫したりと、プライベートでも皆さん無意識で行っていると思います。

一方で、タスクを「1. 捨てる」ことに関しては、プライベートでできていたとしても、業務上のタスクとなると実行しにくいですよね。中には会社の規定・ルールなどが変わらない限り捨てるのは難しいものだったりします…

【捨てられない・捨てにくいタスクの例】
・毎日開催されるような朝礼・毎夕などの全体会議
・慣習として行ってきた会社の行事

心置きなく捨てるために…

「抱えているタスク」と「かかる時間（できれば週ベースで分単位）」を洗い出すことが最初で最後の大事なステップです。タスクの棚卸しには、普段使っている業務報告書（細かい工数が取れるのであれば）の数値を利用するのでもいいですし、もう少し細分化したければ、自ら工数管理表を作ったり、面倒であれば簡単にログが取れるようなアプリを利用したりするのでも良いですね。

しっかり数値化できれていれば、チームメンバーや上長に相談する際の判断材料となりますし、捨てるタスクが見つからない場合でも、「2. 入れ替える（優先順位をつける）」「3. 短時間で実行する」と次のステップで整理できることがあるので、棚卸しの作業は決して無駄になりません。 心置きなく捨てるために、あとで楽になるために──まずは時間をかけて棚卸しをしましょう！